Fonctionnement de 1000Cafés
Le programme 1000Cafés est né d’un constat ; le sentiment d’abandon des territoires ruraux, partagé par 51% des Français(e)s, souvent lié à la perte de service de premières nécessités et de lieux de sociabilité.
L’association souhaite donc contribuer à re-dynamiser les communes de moins de 3500 habitants en rouvrant des commerces de proximité sous forme de cafés multiservices là où il n’y en a plus, ou en donnant un coup de pouce aux derniers existants.
Pour mener ces projets de réouverture et de maintien de ces cafés dans les collectivités, l’association doit trouver des lieux propices, puis discuter avec la mairie du projet, et enfin recruter des entrepreneurs qui deviendront gérants. Ces porteurs de projet sont ensuite formés et suivis pour assurer le bon fonctionnement des cafés.
Chaque café peut fournir plusieurs services: débit de boisson, service colis, restauration légère, relai postal commerçant, point numérique, dépôt de pain ou encore animations. Parfois, les cafés peuvent même proposer le retrait d’argent, la presse, ou encore le gaz et certains services publics.
Notre Mission
L’objectif du projet 1000Cafés est de construire 1000 cafés dans 1000 communes de moins de 3500 habitants. L’association nous a contacté dans ce moment de passage à l’échelle nationale, après avoir entendu parler de notre accélération similaire de la startup « LocationToiture » (cf case study : LIEN VERS CASE STUDY)
L’enjeu pour STFU était d’ensemble comprendre comment avoir une meilleure qualité de suivi de ces cafés, et réduire les tâches inutiles.
Nous avons travaillé avec deux équipes:
L’équipe Exploitation qui suit le bon fonctionnement des cafés ouverts, pour le passage à l’échelle
L’équipeDéveloppement qui assure l’acquisition de nouveaux cafés, pour la simplification de leurs outils
Les challenges de 1000Cafés: chaque café a son propre business model, puisqu’il répond aux attentes d’une commune en particulier.
Pour optimiser le modèle financier de chaque café et l’amener à être rentable et pérenne, il est crucial de réussir à remonter, centraliser et analyser le plus automatiquement possible l’information quantitative et qualitative de suivi, et à engager les gérants de café dans cette dynamique, grâce au digital.
Le Programme
Le programme sur-mesure s’est découpé en 8 sessions de formation sur 6 mois, avec des moments de préparation et d’études entre chaque itérations.
Étape 1. Compréhension de l’environnement
Cet enjeu de croissance rapide se heurtait à 3 challenges principaux :
S’aligner sur un processus de suivi des cafés homogène entre chaque personne de l’équipe, et le plus simple possible
Comprendre les possibilités d’optimisation et d’automatisation pour gagner du temps sur le suivi et le reporting des cafés
La partie commerciale utilisait pour l’instant SalesForce, CRM un peu trop rigide. Y avait-il des solutions alternatives ?
Nous avons accompagné l’équipe à s’aligner sur ces points, à identifier des améliorations potentielles, et à mettre en musique ces nouveaux processus sur des outils « no-code », modulaires, à la donnée centralisée, et dont elle pouvait faire évoluer les fonctionnalités elle-même.
Partie 1 : l’Audit
-Analyse, alignement et simplification des différents processus métiers de l’association 1000 cafés
-Audit de la donnée récoltée et de son utilisation (combien de gérants, quels services dans quels cafés, à quelle phase de développement se trouve chaque espace)
-Phase de compréhension des outils utilisés et de leurs limites
-Ateliers avec les différentes équipes afin de lister les fonctionnalités manquantes importantes et les automatisations possibles
Partie 2: Benchmark et 1ère sélection de solutions
-Phase de recherche des outils no-code disponibles pour optimiser le process
-POC de certains outils pour voir si ils pouvaient satisfaire les besoins en terme d’UX et de fonctionnalité
-Priorisation et choix
Étape 2. Nos solutions et la formation des équipes
Partie 1: Prototypage
-Création de 4 prototypes différents de solutions techniques qui pourraient répondre à leurs besoins
-Itération sur la partie UX puis décision prise ensemble sur la solution plus adaptée
-Utilisation d’Airtable (pour le CRM), Zapier (automatisation), SoftR (portail utilisateurs et communication gérant).
Partie 2: Solutions consolidées
-Création de tableaux connectés de suivi des remontées comptables et qualitatives des cafés
-Interfaces de communication et de suivi entre les gérants et les communautés
-Création d’un portail gérant, lui donnant accès aux tâches en cours, ainsi qu’aux statistiques de performance des autres ; l’équipe opération dispose de l’accès
-Automatisation de l’envoi d’e-mails à des moments clefs des processus
-Mise en place d’un reporting interne automatisé à destination des équipes d’opérations
-Mise en place d’un CRM sur mesure sur Airtable, intégré à l’outil de l’équipe opération
-Création d’un ATS (applicant tracking system), pour faciliter le recrutement
Partie 3: Formation des équipes
En même temps que la co-création des versions consolidées: formation des équipes au No Code pour les familiariser avec ces nouveaux outils modulables.
À la fin de la co-création des solutions, les équipes sont autonomes même sur des fonctionnalités avancées
Un projet innovant réussi!
Nous avons ainsi accéléré le passage à l’échelle de la l’initiative 1000 cafés, en simplifiant et en automatisant leurs processus.
Cette mission a contribué au développement de la culture digitale des équipes de 1000Cafés, afin d’affronter les nombreuses évolutions à venir dans leur croissance.
Ils bénéficient maintenant d’outils modulables pour répondre à leurs besoins. Métrique clef de succès : les équipes se les sont parfaitement appropriés. Ils ont par la suite développé par eux-même de nouvelles fonctionnalités.
Cette collaboration avec l’équipe Start the F*** Up a permis à l’initiative 1000Cafés d’avoir toutes les cartes en mains pour gérer son passage à l’échelle de manière sereine. Pari réussi!